Personvernerklæring
Lærlingkontoret Yrkessjåfør og Logistikk SA
1. Om denne erklæringen
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Lærlingkontoret samler inn, bruker og beskytter personopplysninger om lærlinger, og andre vi er i kontakt med.
2. Behandlingsansvarlig
Følgende virksomhet er behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler:
| Virksomhet | Lærlingkontoret Yrkessjåfør og Logistikk SA |
| Organisasjonsnummer | 925 208 000 |
| Adresse | Eikeskogvegen 30, 5570 Aksdal |
| Kontaktperson | Tina Barane |
| E-post | tina@larlingkontoret.no / post@larlingkontoret.no |
| Telefon | 99 16 16 20 |
3. Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger:
| Kategori | Eksempler |
|---|---|
| Identifikasjon | Navn, fødselsdato, personnummer (der påkrevd) |
| Kontaktinformasjon | Adresse, telefonnummer, e-postadresse |
| Opplæringsdata | Lærekontrakt, kompetansebevis, fagprøveresultat |
| Arbeidsforhold | Bedrift, startdato, opplæringsplan, fraværsregistrering |
| Kommunikasjon | E-post og meldinger knyttet til oppfølging av lærlingen |
4. Formål og rettslig grunnlag
Vi behandler personopplysninger for følgende formål:
- Administrere og følge opp lærlingekontrakter (rettslig grunnlag: oppfylling av avtale og lovpålagt plikt, jf. opplæringsloven)
- Rapportere til fylkeskommunen om lærlingenes progresjon og resultater (lovpålagt plikt)
- Kontakte og følge opp lærlinger og instruktører under opplæringsperioden (berettiget interesse / avtale)
- Oppbevare dokumentasjon etter endt læretid i henhold til lovkrav
- Økonomisk oppfølging og fakturaer
5. Hvem deler vi opplysninger med?
Vi deler personopplysninger med følgende parter der det er nødvendig:
- Fylkeskommunen – via eDialog, for administrasjon av lærekontrakter og fagprøver
- Lærebedriften – opplysninger som er nødvendige for oppfølging av lærlingen
- Leverandør av fagsystem – gjennom databehandleravtale
6. Lagring og sletting
Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet, eller så lenge vi er pålagt det av lov.
| Lærlingdata under opplæring | Hele læretiden + inntil 5 år etter avsluttet kontrakt |
| Dokumentasjon fagprøve | Oppbevares i henhold til arkivloven |
| E-post og løpende korrespondanse | Slettes løpende når saken er avsluttet |
| Dokumenter utenfor fagsystemet | Slettes umiddelbart etter registrering i fagsystemet |
7. Informasjonssikkerhet
Vi har rutiner for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap og misbruk:
- Personopplysninger lagres primært i godkjent fagsystem med tilgangsstyring
- Sensitiv informasjon sendes ikke i ukryptert e-post – kommunikasjon med fylkeskommunen går via eDialog
- Ansatte er gjort kjent med GDPR-rutinene og taushetsplikt
- Avvik og brudd på personvernet håndteres i henhold til intern avviksprosedyre
8. Dine rettigheter
Du har følgende rettigheter etter GDPR:
- Innsyn – du kan be om å få vite hvilke opplysninger vi har om deg
- Retting – du kan kreve at feilaktige opplysninger rettes
- Sletting – du kan i visse tilfeller kreve at opplysninger slettes
- Begrensning – du kan be om at behandlingen begrenses mens en klage behandles
- Dataportabilitet – du kan be om å få utlevert opplysninger i et maskinlesbart format
- Innsigelse – du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse
For å benytte deg av rettighetene dine, ta kontakt med oss (se punkt 2). Vi skal svare innen 30 dager.
9. Klagerett
Dersom du mener vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet:
- Datatilsynet: www.datatilsynet.no
- Telefon: 22 39 69 00
- E-post: postkasse@datatilsynet.no
10. Endringer i erklæringen
Vi oppdaterer denne erklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i rutiner eller regelverk. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig hos oss, og dato for siste oppdatering fremgår øverst i dokumentet.